Sổ Bảo Hiểm Xã Hội Là Gì? Cách Tra Cứu Số Sổ Bảo Hiểm Xã Hội

Có thể nói, sổ bảo hiểm xã hội chính là vật “bất ly thân” của bất cứ người lao động nào có tham gia vào bảo hiểm xã hội. Chính vì thế, các vấn đề phát sinh xung quanh sổ bảo hiểm luôn nhận được rất nhiều sự quan tâm từ đại đa số người tham gia bảo hiểm. Nắm bắt được điều này nên trong bài viết dưới đây, Dịch Vụ Bảo Hiểm sẽ giải đáp hết tất cả các thắc mắc mà mọi người hay gặp phải liên quan đến sổ bảo hiểm xã hội.

Sổ bảo hiểm xã hội là gì ?

Sổ bảo hiểm xã hội là tài liệu ghi chép lại quá trình tham gia bảo hiểm xã hội của người lao động, để làm cơ sở giải quyết cho các vấn đề liên quan sau này như tính toán tiền trợ cấp, xem xét điều kiện hưởng lương hưu,… Mỗi cá nhân sẽ được cấp một sổ bảo hiểm xã hội, đó cũng chính là mã định danh đại diện cho cá nhân đó khi tham gia vào hệ thống bảo hiểm xã hội Việt Nam.

Chức năng của sổ bảo hiểm xã hội 

Sau đây là 3 chức năng chính của sổ bảo hiểm xã hội:

1. Dùng để theo dõi quá trình đóng và hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội của người lao động.
2. Làm bằng chứng để giải quyết cho các vấn đề liên quan đến chế độ bảo hiểm.
3. Là mã định danh của người tham gia bảo hiểm. Chỉ cần cung cấp sổ bảo hiểm xã hội khi tham gia các giao dịch về bảo hiểm, người lao động sẽ được hưởng các chế độ bảo hiểm theo quy định của pháp luật.

Hướng dẫn tra cứu số sổ bảo hiểm xã hội online

Trên thực tế, số sổ bảo hiểm cũng chính là mã số bảo hiểm xã hội của bạn, nên cách đơn giản nhất để nhận biết chính là nhìn vào trang bìa đầu tiên của sổ bảo hiểm. Ngoài ra, bạn vẫn có thể tra cứu số sổ bảo hiểm của mình bằng 2 cách sau dựa trên nền tảng trực tuyến (online):

1. Tra cứu số sổ bảo hiểm xã hội có dùng CMND, CCCD

Bước 1: Truy cập vào đường link https://baohiemxahoi.gov.vn/tracuu/Pages/tra-cuu-ho-gia-dinh.aspx, sau đó màn hình của bạn sẽ hiện ra giao diện như hình mà chúng tôi đã để bên trên.

Bước 2: Điền đầy đủ thông tin mà website yêu cầu, sau đó nhấn vào nút “Tra cứu”.

Bước 3: Trên màn hình sẽ trả về kết quả là số sổ bảo hiểm xã hội của bạn.

2. Tra cứu số sổ bảo hiểm xã hội không dùng CMND, CCCD

Bước 1: Truy cập vào đường link https://baohiemxahoi.gov.vn/tracuu/Pages/tra-cuu-ho-gia-dinh.aspx, màn hình của bạn sẽ hiển thị giao diện như hình dưới.

Bước 2: Sau khi đã cung cấp đầy đủ các thông tin mà website yêu cầu thì bấm vào nút “Tra cứu”.

Bước 3: Sau đó trên màn hình sẽ hiện ra kết quả là số sổ bảo hiểm xã hội của bạn.

Lưu ý: Đối với cách thức này, nếu có nhiều người tham gia bảo hiểm xã hội có thông tin cá nhân giống với thông tin của bạn thì kết quả trả về sẽ là một danh sách như hình trên. Trong trường hợp này, bạn cần phải dựa vào các thông tin riêng của mình để xác định số sổ bảo hiểm xã hội.

Hướng dẫn thủ tục chốt sổ bhxh

Trong trường hợp người lao động chấm dứt hợp đồng hoặc nghỉ việc thì người sử dụng lao động có trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động.

 

Trách nhiệm

Theo khoản 3, điều 47 thuộc Bộ luật lao động được ban hành năm 2012:

Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội và những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại của người lao động.

Trong đó, chốt sổ bảo hiểm xã hội cũng được tính là một thủ tục mà doanh nghiệp cần phải hoàn thành khi người lao động chấm dứt hợp đồng làm việc. Vì thế, doanh nghiệp có trách nhiệm phải chốt sổ bảo hiểm cho người lao động trong thời hạn 7 ngày làm việc tính từ ngày kết thúc hợp đồng. Trong trường hợp, công ty cũ không chịu chốt sổ thì người lao động có thể khiếu nại vấn đề này ở Phòng Lao động Thương binh và Xã hội tại địa phương để được nhận sự hỗ trợ kịp thời của cơ quan chức năng. 

Thủ tục chốt sổ bhxh

Trước tiên, đơn vị sử dụng lao động cần làm thủ tục báo giảm lao động tham gia bảo hiểm, hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

• Danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo mẫu D02-TS 
• Biên bản trả thẻ bảo hiểm y tế nếu hợp đơn vị đã nộp trước đó (nếu có)
• Thẻ bảo hiểm y tế còn thời hạn sử dụng 
• Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động

Sau đó là bắt đầu tiến hành làm hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động. Hồ sơ bao gồm:

• Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm y tế, bảo hiểm y tế theo mẫu TK3-TS 
• Danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm tự nguyện,… theo mẫu D02-TS 
• Bảng kê thông tin (theo mẫu D01-TS).
• Sổ bảo hiểm xã hội
• Các tờ rơi của sổ bảo hiểm xã hội thuộc bản chính của sổ bảo hiểm xã hội
• 1 công văn chốt sổ của đơn vị – mẫu D01b-TS
• Quyết định hưởng trợ cấp thất nghiệp hoặc quyết định chấm dứt hưởng trợ cấp thất nghiệp (nếu có)

Hình thức nộp hồ sơ và thời gian giải quyết

Cả hồ sơ báo giảm lao động và hồ sơ chốt sổ bảo hiểm đều có thể nộp online, nộp qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội nơi mà công ty đặt trụ sở chính. Người sử dụng lao động có thể nộp hai hồ sơ này cùng một lúc, thời gian giải quyết cho hồ sơ báo giảm lao động là 10 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, còn thời gian giải quyết cho hồ sơ chốt sổ bảo hiểm là 7 ngày tính từ ngày chốt sổ.

Các câu hỏi thường gặp về sổ bảo hiểm xã hội

Dưới đây là một số câu hỏi điển hình liên quan đến sổ bảo hiểm xã hội

1. Làm sao nếu mất sổ bảo hiểm xã hội?

Căn cứ vào mục 1 điều 27 thuộc Quyết định số 595/QĐ-BHXH, để yêu cầu làm lại sổ bảo hiểm xã hội vì nguyên nhân mất hoặc hỏng thì người lao động cần chuẩn bị một bộ hồ sơ gồm các thành phần như sau: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS); đơn đề nghị cấp lại sổ bảo hiểm xã hội. Sau đó nộp lên các cơ quan bảo hiểm xã hội tại địa phương nơi người lao động sinh sống. Thời hạn giải quyết là 10 ngày tính từ ngày nhận đủ hồ sơ.  

2. Làm gì nếu công ty cũ không chịu chốt sổ bảo hiểm?

Dựa theo khoản 3 điều 27 thuộc Bộ Luật Lao Động được ban hành vào năm 2012, người sử dụng lao động có trách nhiệm phải chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động khi họ chấm dứt hợp đồng, vì bản thân người lao động không thể tự chốt sổ được. Trong trường hợp, người sử dụng lao động không chịu chốt sổ bảo hiểm thì người lao động có thể khiếu nại vấn đề này ở Phòng Lao động Thương binh và Xã hội tại địa phương nơi người lao động sinh sống. Ngoài ra, việc này không ảnh hưởng đến quá trình tham gia bảo hiểm xã hội tại công ty mới của người lao động. Chỉ cần đọc số sổ bảo hiểm, người lao động sẽ tiếp tục được tham gia bảo hiểm xã hội mà không cần công ty cũ chốt sổ.

3. Nếu có 2 sổ bảo hiểm thì có được nhận bảo hiểm xã hội một lần không?

Căn cứ vào khoản 4 điều 46 thuộc Quyết định số 595/QĐ-BHXH:

“Một người có từ 2 sổ bảo hiểm xã hội trở lên ghi thời gian đóng bảo hiểm xã hội không trùng nhau thì cơ quan bảo hiểm xã hội  thu hồi tất cả các sổ bảo hiểm xã hội, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm tự nguyện của các sổ bảo hiểm vào sổ mới.” 

Tức là nếu có 2 sổ bảo hiểm thì người lao động vẫn được nhận tiền bảo hiểm xã hội một lần, nhưng điều kiện là họ phải tiến hành làm thủ tục gộp các sổ bảo hiểm lại. Các giấy tờ để làm thủ tục gộp sổ như sau: 

• Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội. Tải xuống
• Sổ bảo hiểm xã hội gốc và các sổ bảo hiểm xã hội khác.
• Phiếu yêu cầu gộp sổ.

Người lao động nộp những giấy tờ trên ở các cơ quan bảo hiểm xã hội tại địa phương nơi người lao động sinh sống. Sau khi hoàn thành thủ tục gộp sổ và cơ quan bảo hiểm xác nhận rằng người lao động đã chấm dứt hợp đồng làm việc từ 1 năm trở lên, thì người lao động sẽ được nhận tiền bảo hiểm xã hội một lần.

Hướng dẫn cách tính bảo hiểm xã hội một lần. Tại đây

4. Khi rút sổ bảo hiểm thì được nhận bao nhiêu tiền bảo hiểm ? 

Trong trường hợp, người lao động chấm dứt hợp đồng làm việc và rút sổ bảo hiểm thì người lao động có quyền yêu cầu được nhận bảo hiểm một lần. Trong bộ luật bảo hiểm xã hội được ban hành vào năm 2014, tại khoản 2 điều 60 có quy định về mức hưởng bảo hiểm xã hội một lần như sau: 

• 1,5 tháng mức bình quân tiền lương tháng đóng bảo hiểm xã hội cho những năm đóng trước năm 2014;
• 2 tháng mức bình quân tiền lương tháng đóng bảo hiểm xã hội cho những năm đóng từ năm 2014 trở đi;
• Trường hợp thời gian đóng bảo hiểm xã hội chưa đủ một năm thì mức hưởng bảo hiểm xã hội một lần được tính bằng 22% của các mức tiền lương tháng đã đóng bảo hiểm xã hội, mức tối đa bằng 02 tháng mức bình quân tiền lương tháng đóng bảo hiểm xã hội.

Theo đó, ta có công thức tổng quát như sau:

Mức hưởng = (1,5 x mức bình quân tiền lương x thời gian tham gia bảo hiểm xã hội trước năm 2014) + (2 x mức bình quân tiền lương x thời gian tham gia bảo hiểm xã hội từ năm 2014)

Hướng dẫn cách tính bảo hiểm xã hội một lần. Tại đây

5. Nếu các thông tin trên sổ bảo hiểm bị sai thì phải làm sao?

Căn cứ vào điều 2 thuộc công văn số 102/BHXH-THU, nếu các thông tin cá nhân trên sổ bảo hiểm bị sai lệch thì người lao động có thể lập hồ sơ để yêu cầu được chỉnh sửa và bổ sung. Hồ sơ bao gồm:

• Văn bản đề nghị (mẫu D01b-TS): Ghi rõ lý do điều chỉnh và cam kết, chịu trách nhiệm của đơn vị
• Biểu D07-TS (3 bản)
• Bản sao CMND đối với trường hợp điều chỉnh họ tên, ngày tháng năm sinh 
• Sổ bảo hiểm xã hội, tờ bìa sổ mới, thẻ bảo hiểm y tế, bản ghi quá trình đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm tự nguyện… (nếu có) đối với những trường hợp cần phải in lại, do điều chỉnh thông tin cá nhân có liên quan.

Cũng căn cứ vào công văn số 102/BHXH-THU, nếu các thông tin về thời gian, mức tiền lương đóng bảo hiểm xã hội, thời gian nghỉ hưởng chế độ thai sản, chức danh công việc,… được thể hiện trong sổ bảo hiểm không đúng với thực tế thì người lao động có thể lập hồ sơ theo để yêu cầu được chỉnh sửa và bổ sung. Hồ sơ bao gồm:

•  Biểu D02-TS
• Bản sao hợp đồng lao động, quyết định lương…, nếu điều chỉnh thời gian, mức tiền lương đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm tự nguyện.
• Văn bản đề nghị bổ sung, điều chỉnh (mẫu D01b-TS) đối với trường hợp bổ sung, điều chỉnh chức danh nghề công việc nặng nhọc, độc hại, làm việc 3 ca

6. Sổ bảo hiểm xã hội được cấp mấy lần?

Điều 46 thuộc quyết định số 595/QĐ-BHXH có nêu rõ về 3 trường hợp cho phép cấp lại sổ bảo hiểm xã hội mới và tính đến hiện nay thì chưa có điều khoản nào giới hạn về số lần cấp sổ bảo hiểm. Cho nên, người lao động có thể yêu cầu cấp lại sổ bảo hiểm bao nhiêu lần cũng được miễn là thuộc 3 trường hợp nêu trên.

7. Người lao động có thể tự chốt sổ bảo hiểm xã hội không?

Căn cứ vào khoản 5 điều 21 của Luật bảo hiểm xã hội 2014, việc hoàn tất các thủ tục khi người lao động nghỉ việc bao gồm cả thủ tục chốt sổ bảo hiểm là trách nhiệm của đơn vị sử dụng lao động. Vì thế, cá nhân người lao động không thể tự chốt sổ bảo hiểm xã hội được.

Lời kết

Sổ bảo hiểm xã hội đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình tham gia bảo hiểm của người động, vì thế nên người lao động có trách nhiệm phải bảo quản và giữ gìn sổ thật tốt. Trong trường hợp, sổ bảo hiểm gặp các vấn đề như bị mất, hỏng, sai thông tin,..thì người lao động phải lập tức báo ngay cho cơ quan bảo hiểm tại địa phương để kịp thời có biện pháp giải quyết.