Hướng Dẫn Đăng Ký Bảo Hiểm Xã Hội Lần Đầu Qua Mạng Từ A – Z

Đối với những người đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu nhất là đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu qua mạng sẽ hơi khó khăn và phức tạp một chút. Tuy nhiên, thao tác này lại rất quan trọng, có thể nói là quan trọng nhất trong quá trình tham gia bảo hiểm xã hội của người lao động nên việc tìm hiểu một số kiến thức về vấn đề này là vô cùng cần thiết. Chính vì thế, baohiemxahoi.org đã cho ra đời bài viết này, nhằm mục đích hướng dẫn các bạn thực hiện những quy trình, thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho người mới tham gia.

Thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu

đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu qua mạng
Mọi người lao đồng đều được hưởng các chế độ sinh xã hội xứng đáng với quyền lợi của mình

Thao tác đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu sẽ bao gồm 2 bước cơ bản như sau :

Chuẩn bị hồ sơ đăng ký bhxh

Đối với người lao động làm việc tại Việt Nam, người đó cần chuẩn bị 1 bộ hồ sơ để nộp cho đơn vị sử dụng lao động với các giấy tờ như sau:

  • Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS)
  • Giấy tờ chứng minh người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn (Nếu có)

Đối với người lao động làm việc tại nước ngoài, người đó cần chuẩn bị 1 bộ hồ sơ để nộp cho đơn vị đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài hoặc các cơ quan bảo hiểm xã hội tại địa phương, hồ sơ bao gồm:

  • Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS)
  • Hợp đồng lao động có thời hạn ở nước ngoài hoặc được ký mới tại nước tiếp nhận lao động hoặc được gia hạn kèm theo văn bản gia hạn hợp đồng.

Đối với đơn vị sử dụng lao động, cần chuẩn bị một bộ hồ sơ gồm các giấy tờ như sau:

  • Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-DS)
  • Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH (Mẫu D02-LT)
  • Bảng kê thông tin để làm căn cứ hưởng quyền lợi bảo hiểm y tế cao hơn hoặc trong trường hợp nếu có thay đổi thông tin trong sổ bảo hiểm xã hội (Mẫu D01-TS)

Trình tự nộp hồ sơ đăng ký bhxh

Người lao động và đơn vị sử dụng lao động có thể lựa chọn 1 trong 3 hình thức sau để nộp hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội:

  • Nộp trực tiếp tại các cơ quan bảo hiểm xã hội
  • Nộp qua giao dịch điện tử
  • Nộp qua dịch vụ bưu chính

Tuy nhiên, bạn cần liên hệ với cơ quan bảo hiểm xã hội tại địa phương nơi bạn dự định nộp hồ sơ để xác nhận là họ có chấp nhận hình thức nộp của bạn không.

Cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ tiến hành cấp sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động sau khoảng 5 ngày tính từ ngày nhận đủ hồ sơ.

Trước đây, nếu các đơn vị sử dụng lao động muốn nộp hồ sơ để đăng ký bảo hiểm xã hội hoặc muốn kê khai một vấn đề gì đó thì đều phải đến trực tiếp cơ quan bảo hiểm xã hội tại địa phương để giải quyết. Nhưng hiện nay, nhờ sự ra đời của các phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội như Bkav IVAN, EFY, IBHXH, KBHXH,… nên các doanh nghiệp hoàn toàn có thể thực hiện đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu qua mạng.  

Đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu qua mạng với Bkav IVAN

Sau đây là các bước kê khai hồ sơ bằng phần mềm Bkav IVAN đối với các đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu:

  • Bước 1: Để thực hiện quy trình này thì đơn vị cần trang bị sẵn một chữ ký số. Nếu đơn vị đã có chữ ký số rồi thì có thể bỏ qua bước này, nếu chưa có thì hãy tiến hành đăng ký tại các nơi cung cấp dịch vụ được nhà nước cấp phép.
  • Bước 2: Cắm USB chữ ký số vào máy tính đã có cài đặt phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội – Bkav IVAN.
  • Bước 3: Đăng nhập vào tài khoản của đơn vị bằng tên đăng nhập và mật khẩu do hệ thống cung cấp (1)
đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu qua mạng với bkav ivan
Đăng nhập vào tài khoản của tổ chức
  • Bước 4: Khi đã đăng nhập vào hệ thống, màn hình sẽ trả về bảng điều khoản dành cho người dùng như hình bên dưới. Lúc này, bạn hãy bấm vào nút “Đồng ý” (2) để bắt đầu sử dụng phần mềm.
đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu qua mạng với bkav ivan
Nhấn nút “Đồng ý” để tiến hành sử dụng các chức năng của phần mềm
  • Bước 5: Sau đó, trên màn hình sẽ hiện ra thông báo đơn vị của bạn chưa đăng ký BHXH điện tử với cơ quan bảo hiểm nên chưa thể thực hiện các chức năng của hệ thống được. Lúc này, bạn hãy nhấn tiếp vào nút “Đồng ý” (3) để tiến hành đăng ký BHXH điện tử cũng như là yêu cầu được cấp mã đơn vị.
đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu qua mạng với bkav ivan
Nhấn nút “Đồng ý” để đăng ký BHXH điện tử
  • Bước 6: Màn hình sẽ hiện ra giao diện của tờ khai TK3-TS, bạn cần điền đầy đủ thông tin của đơn vị vào tờ khai. Trong đó: 
    • Nếu đơn vị có gửi Hồ sơ kèm theo (i) thì bạn hãy điền tên file cần gửi kèm rồi bấm Ghi lại và Thêm File Giấy phép thành lập DN hoặc Bản đăng ký kinh doanh (4). 
    • Nếu đơn vị không gửi hồ sơ kèm theo thì trong mục Hồ sơ kèm theo (i) điền Không có rồi bấm vào nút Ghi lại và Đóng (5).
đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu qua mạng với bkav ivan
Điền tất cả thông tin của đơn vị vào tờ khai
  • Bước 7: Bước này dành cho các đơn vị có gửi file đính kèm, nếu không có thì có thể bỏ qua. Trên màn hình sẽ hiện ra giao diện Thêm file đính kèm như hình bên dưới, bạn chọn các file cần gửi (6) rồi bấm vào nút Upload (7).
đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu qua mạng với bkav ivan
Chọn file đính kèm để gửi theo hồ sơ
  • Bước 8: Đây là bước sửa hồ sơ, nếu hồ sơ của bạn không có sai sót gì thì hãy bấm vào nút “Ký và gửi”(8).
đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu qua mạng với bkav ivan
Ký và gửi hồ sơ
  • Bước 9: Điền mã PIN của chữ ký số vào chỗ trống (9) rồi bấm nút chấp nhận (10)
đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu qua mạng với bkav ivan
Điền mã PIN của chữ ký số
  • Bước 10: Sau khi đã điền mã PIN của chữ ký số thành công thì trên màn hình sẽ hiện ra thông báo xác nhận đăng ký kê khai BHXH điện tử như hình bên dưới. 
đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu qua mạng với bkav ivan
Thông báo đăng ký kê khai BHXH điện tử
    • Đồng thời, mã kích hoạt sẽ được hệ thống gửi vào email mà bạn vừa đăng ký bên trên nên bạn hãy đăng nhập vào email của mình để kiểm tra. Sau khi tìm được email như hình dưới, hãy sao chép phần mã kích hoạt màu đỏ (11) rồi ấn vào phần chữ “Bấm vào đây” màu xanh dương (12) để kích hoạt tài khoản của đơn vị trong Cổng thông tin BHXH Việt Nam.
đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu qua mạng với bkav ivan
Mã kích hoạt sẽ được gửi vào email của bạn
  • Bước 11: Trên màn hình sẽ trả về giao diện kích hoạt tài khoản của BHXH Việt Nam, sau khi điền đầy đủ thông tin thì bạn sẽ điền mã kích hoạt (11) vào phần Mã xác nhận (13) rồi ấn vào nút “Hoàn tất thủ tục” (14). Khi màn hình hiện ra thông báo đã chuyển cán bộ xử lý hồ sơ của bạn thì bước này coi như hoàn thành.
đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu qua mạng với bkav ivan
Giao diện kích hoạt tài khoản
đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu qua mạng với bkav ivan
Thông báo hồ sơ đã được chuyển cán bộ xử lý
  • Bước 12: Quay lại trang chủ của Bkav IVAN, bấm vào chữ “Vào đây” màu xanh (15) trên thông báo xác nhận đăng ký giao dịch BHXH điện tử.
đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu qua mạng với bkav ivan
Bấm vào “vào đây”
  • Bước 13: Màn hình sẽ trả về thông báo hồ sơ của đơn vị đã được gửi thành công đến cơ quan bảo hiểm xã hội để chờ phê duyệt. Bấm nút “Đóng” (16) để hoàn tất quy trình đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu bằng phần mềm Bkav IVAN.

Ngoài ra, việc đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu vẫn còn một phương pháp khác nhanh và đơn giản hơn phương pháp này rất nhiều. Tuy nhiên, điểm hạn chế là phương pháp đó chỉ được áp dụng với các đơn vị hoạt động trong khu vực Hà Nội.

Đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu qua mạng tại Hà Nội

Hiện nay, EFY Việt Nam đang hợp tác cùng cơ quan bảo hiểm xã hội Hà Nội thông qua  hệ thống IVAN để hỗ trợ làm thủ tục cho các đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu tại khu vực Hà Nội. Với phần mềm EFY, quy trình đăng ký bảo hiểm lần đầu của các đơn vị sẽ cực kỳ đơn giản và nhanh chóng, đặc biệt nhất là hoàn toàn miễn phí. Bạn chỉ cần thực hiện 3 thao tác như sau:

  • Bước 2: Điền đủ các thông tin của đơn vị mà website yêu cầu.
đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu qua mạng
Điền đầy đủ thông tin của đơn vị
  • Bước 3: Nhấn vào nút “Đăng ký” để hoàn thành quy trình. Sau đó, nhân viên tư vấn của EFY sẽ liên hệ với đơn vị để hỗ trợ hoàn tất các thao tác kê khai và cấp mã số.

Lời kết

Thay vì ngày xưa, nếu các đơn vị muốn làm thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu thì họ phải đến nộp hồ sơ trực tiếp cho cơ quan bảo hiểm xã hội tại địa phương. Điều này sẽ làm tốn rất nhiều thời gian và công sức của các doanh nghiệp. Nhưng hiện nay, với sự phát triển của CNTT, các đơn vị chỉ cần ngồi tại nhà và thực hiện các thao tác đăng ký điện tử là đã có thể dễ dàng đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu qua mạng. Nếu các bạn gặp bất kỳ khó khăn gì trong quá trình đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu qua mạng thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ nhé.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *